Le défi lancé aux VP « Relations Publics » de Club

Chaque année vers le mois de mai les clubs Toastmasters élisent une équipe qui aura en charge le fonctionnement du club pour l’année Toastmasters suivante (1erjuillet->30 juin).

La tenue de ces rôles par des membres fait intégralement partie du processus d’apprentissage Toastmasters, la « promesse du Toastmaster » impliquant de répondre présent si on est appelé.

Au sein de cette équipe le VPPR ou vice-Président « Relations Publics » est en charge des Relations avec le(s) Public(s) à l’échelle du club.

Sa responsabilité est simple à définir : faire connaître le club Toastmasters à l’extérieur du « monde Toastmasters », susciter la curiosité et inciter des gens à franchir le pas pour venir voir en invités comment fonctionne un club Toastmasters.

Oui mais voilà… comment fait on ? Bien souvent les membres à qui ce rôle est dévolu se sentent un peu démunis et ne savent pas quoi faire et encore moins comment le faire. Ou en tout cas pas de façon claire, évidente limpide!

Bref ils ne savent pas « par quel bout » prendre le problème.

Bien sur d’un club à l’autre les situations sont très variables. Certains clubs ont non seulement développé une bonne connaissance du sujet mais ont aussi mis en place un processus de transmission détaillé, complet, pédagogique pour mettre chaque nouveau VPPR en situation de réussite.

Vous êtes VPPR de club Toastmasters ? Félicitations votre club compte beaucoup sur vous. C’est un rôle particulièrement important durant cette période de pandémie, et pour la période qui s’ouvrira juste après.

Par où commencer ? Si vous ne savez pas voilà une première suggestion : tapez quelques recherches sur google.fr :

• Parler en public + le nom de votre ville
• Parler en réunion + le nom de votre ville
• Éloquence + le nom de votre ville
• Leadership + le nom de votre ville

Votre club est-il listé en première réponse ? Si c’est le cas félicitations pour ce succès incroyable votre club est au top sur ce plan ! Apparaît-il sur la première page ? Si c’est la cas félicitations également : les efforts de vos prédécesseurs et le vôtres payent ! La deuxième ? Plus loin ? Pas du tout ? Il y un axe de progression que vous pouvez déjà noter.

Voici quelques éléments de base. Si vous êtes webmaster chevronné, spécialiste SEO ou expert de la communication digitale ce qui suit vous rappellera vos débuts 🙂

Il faut savoir que selon l’origine d’un « visiteur » sur votre site web, la probabilité qu’il reste et s’intéresse au sujets va dépendre de plusieurs facteurs :

• Ses préoccupations. C’est un paramètre sur lequel vous ne pouvez pas agir directement. Quelqu’un qui clique sur un lien « soirée fantastique » dans un fil de conversation Facebook en s’attendant à tomber sur une soirée dansante ou un événement festif ne restera qu’une fraction de secondes sur le site, juste le temps de revenir à la page précédente. A l’inverse quelqu’un qui a cherché « mieux parler en réunion » sur un moteur de recherches va rester plus longtemps sur le site et sans doute remplir le formulaire de contact.
  
• L’attractivité visuelle. Un site moderne, qui s’affiche de façon jolie aussi bien sur un écran de téléphone que sur un écran d’ordinateur, avec du contenu bien rédigé, des illustrations et des vidéos gardera plus facilement les visiteurs qu’un site « moins bien fait »
  
• La richesse du contenu. Un site avec des informations intéressantes, du contenu informatif riche, des conseils, des exemples, et vivant gardera aussi plus facilement les utilisateurs. Et sera sans doute la meilleure façon d’avoir des visiteurs qui reviennent régulièrement.

Pour un VPPR il est possible d’agir directement sur le contenu et l’attractivité visuelle. Pour l’attractivité visuelle il s’agit de travail technique sur le site web pour une part et de travail graphique (sur le thème d’affichage et sur les « visuels » qu’ils soient sous forme d’image ou de vidéos). Selon le cas il peut être nécessaire de s’entourer d’un graphiste ou d’un « webmaster » pour savoir quoi faire et comment bien le faire… ou alors carrément recruter une petite équipe et déléguer une partie des tâches. Pour la richesse des contenus il faut produire des contenus. Ça peut prendre du temps. Ce que je conseille sur ce sujet c’est que chaque membre du club ait un compte sur le site et soit en capacité de faire des propositions de contenus. Charge au VPPR et ses proches de retravailler ces contenus (formulation, illustrations) avec les auteurs pour garantir un bon niveau de qualité.

Ce travail sur le fond et sur la technique est un travail de court à moyen terme. Si un site web peut prendre un vrai « coup de jeune » en quelques semaines voir quelques mois, le contenu peut pendre du temps à produire surtout si on part de loin.

Il est également possible d’intervenir indirectement sur la partie « préoccupations » de façon indirecte. en effet, l’activité d’un VPPR ne se cantonne pas au site web du club : son périmètre d’activité comprend aussi les relations avec presse et télévisions, l’activité sur les réseaux sociaux, les campagnes publicitaires, la diffusion de plaquettes et d’affichettes publicitaires. Dans ce domaine il n’y a que peu de limites aux ambitions possibles si ce n’est le temps ou le budget disponible.

Selon les efforts de communication faits, en direction d’un réseau social ou d’un autre par exemple, et selon la nature (tonalité des messages, natures et types d’informations partagées) le club et son site web seront rendus visibles à des groupes de gens animés de préoccupations différentes (recherche de distractions ou d’amusement, recherche d’interactions sociales, recherche d’informations, recherche de mentors et de voies de progrès…)

De ce point de vue les différents réseaux sociaux ne sont pas égaux : Tiktok, Tumblr, Discord, Instagram, Facebook, Tweeter, Mastodon, Diaspora, Meetup, LinkedIn, réseaux spécialisés…

Il convient également dans cette démarche d’orientation des efforts de faire la différence entre les sources par le « taux de conversion ». Le taux de conversion est le rapport entre le nombre de visites amenant à une adhésion ou à une participation en tant qu’invité à une réunion et le nombre de visites total venus de la source en question. Un réseau social amenant beaucoup de visites (1000 par jour par exemple) mais très peu d’adhésions (3 par an) donnera un effet d’illusion et risquera d’inciter à plus d’efforts… alors qu’un réseau amenant moins de visites (5 par jour) mais plus d’adhésions (10 par an) serait en réalité beaucoup plus intéressant à développer.

La question d’après étant : savez-vous mesurer l’attractivité de votre site web de club et le taux de conversion des diverses sources de visiteurs ?