De uitdaging voor de Vice President Public Relations van Clubs

Elk jaar rond mei kiest iedere Toastmastersclub een team dat de leiding krijgt over de club voor het volgende Toastmastersjaar (1 juli – 30 juni).

Het vervullen van deze rollen door leden is een integraal onderdeel van het leerproces van Toastmasters en de “Toastmasterbelofte” om verantwoordelijkheid te nemen als daar een beroep op wordt gedaan.

Binnen dit team is de VPPR of vice-voorzitter public relations verantwoordelijk voor de relaties met het publiek op clubniveau. De verantwoordelijkheid van de VPPR is eenvoudig te omschrijven: de Toastmastersclub bekend maken buiten de Toastmasterswereld, nieuwsgierigheid opwekken en mensen enthousiast maken om als gast te komen kijken hoe een Toastmastersclub werkt.

Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Heel vaak voelen de leden die deze rol op zich nemen zich een beetje hulpeloos en weten ze niet wat ze moeten doen en nog minder hoe ze het moeten doen. Of in ieder geval niet op een duidelijke, duidelijk heldere manier! Kortom, ze weten niet op welke manier ze het probleem moeten aanpakken.

Natuurlijk verschilt de situatie enorm van club tot club. Sommige clubs hebben niet alleen veel kennis over het onderwerp ontwikkeld, maar hebben ook een gedetailleerd, uitgebreid en educatief overdrachtsproces opgezet om elke nieuwe VPPR succesvol in positie te brengen.

Ben jij VPPR van eenToastmastersclub? Gefeliciteerd, je club rekent enorm op je. Het is een bijzonder belangrijke rol, nu tijdens de pandemie, en straks in de periode erna.

Waar moet je beginnen? Als je het niet weet, is hier een eerste suggestie: google eens de volgende vragen:

• Spreken in het openbaar + de naam van je stad
• Spreken tijdens een vergadering + de naam van je stad
• Welsprekendheid + de naam van je stad
• Leiderschap + de naam van je stad

Komt jouw club als eerste naar boven? Als dat zo is, gefeliciteerd met dit ongelooflijke succes, jouw club staat in dit opzicht aan de top! Staat je club op de eerste pagina? Zo ja, ook gefeliciteerd: de inspanningen van jou en je voorgangers hebben hun vruchten afgeworpen! Op de tweede pagina? Nog verder? Helemaal niet? Hier heb je al een verbeterpunt te pakken.

Hier zijn enkele basisprincipes. Als je al een doorgewinterde webmaster, SEO (zoekmachine)-specialist of digitale communicatiedeskundige bent, zal het volgende je bekend voorkomen.

Je moet weten dat, afhankelijk van waar een bezoeker op je website vandaan komt, de kans dat hij of zij blijft en geïnteresseerd is in de onderwerpen afhangt van verschillende factoren:

• Belangen. Dat is een parameter waarop je niet direct kunt reageren. Iemand die op een “fantastisch feest” -link in een Facebook tijdlijn klikt en verwacht een dansfeest of feestevenement tegen te komen, zal slechts een fractie van een seconde op de site blijven, net lang genoeg om terug te keren naar de vorige pagina. Omgekeerd zal iemand die op een zoekmachine heeft gezocht naar “beter spreken tijdens vergaderingen” langer op de site blijven en ongetwijfeld het contactformulier invullen.
• Visuele aantrekkelijkheid. Een moderne site, die er zowel op een telefoonscherm als op een computerscherm goed uitziet, met goedgeschreven inhoud, illustraties en video’s, zal gemakkelijker bezoekers vasthouden dan een site die minder goed gemaakt is.
• Rijke inhoud. Een dynamische site met interessante informatie, een rijke informatieve inhoud, tips, adviezen en voorbeelden houdt ook gemakkelijker gebruikers vast. Dat is ongetwijfeld de beste manier om regelmatige bezoekers te krijgen.

Een VPPR kan direct inspelen op de inhoud en visuele aantrekkelijkheid. Bij visuele aantrekkelijkheid gaat het aan de ene kant om het technische werk aan de website en aan de andere kant om het grafische werk (de weergave en de “visuals”, in de vorm van afbeeldingen of video’s). Soms zal het nodig zijn om er een grafisch ontwerper of een webmaster bij te vragen om er achter te komen wat je moet doen en hoe je het goed moet doen … of zelfs om een ​​klein team te rekruteren en een aantal van de taken te delegeren. Voor een rijke inhoud is het noodzakelijk om inhoud te produceren. Dat kost tijd. Wat ik hier adviseer, is dat elk lid van de club een account op de site heeft en voorstellen voor de inhoud kan doen. Het is de verantwoordelijkheid voor de VPPR en zijn/haar team om deze inhoud (formuleringen, illustraties) samen met de auteurs zo te bewerken dat de kwaliteit geborgd blijft.

Dat werk aan de inhoud en de techniek is iets van de korte tot middellange termijn. Als een website binnen een paar weken of zelfs een paar maanden een echte “facelift” ondergaat, kan het langer duren voordat de inhoud is geproduceerd, vooral als je van ver moet komen.

Het is ook mogelijk om op een indirecte manier in te grijpen op het “belangen” -gedeelte. Het werk van een VPPR beperkt zich immers niet tot de website van de club: dat werkterrein omvat ook relaties met de pers en televisie, activiteit op sociale netwerken, reclamecampagnes, verspreiding van flyers en posters. Behalve tijd en beschikbaar budget zijn er op dit gebied weinig grenzen aan de mogelijke ambities

Afhankelijk van de geleverde communicatie-inspanningen, bijvoorbeeld naar het ene of het andere sociale netwerk, en afhankelijk van de aard (toon van berichten, aard en soorten gedeelde informatie) zullen de club en haar website zichtbaar worden gemaakt voor groepen mensen met verschillende belangen (op zoek naar afleiding of plezier, op zoek naar sociale interacties, op zoek naar informatie, op zoek naar mentoren en ontwikkelingsmogelijkheden)

In dit opzicht zijn de verschillende sociale netwerken niet hetzelfde: Tiktok, Tumblr, Discord, Instagram, Facebook, Tweeter, Mastodon, Diaspora, Meetup, LinkedIn, gespecialiseerde netwerken …

Bij deze aanpak gericht op de verschillende inspanningen is het ook nodig om onderscheid te maken tussen de bronnen door de “conversieratio”. De conversieratio is de verhouding tussen het aantal bezoeken dat leidt tot een lidmaatschap of deelname als gast aan een clubbijeenkomst en het totaal aantal bezoeken aan de betreffende bron. Een sociaal netwerk dat veel bezoeken genereert (bijvoorbeeld 1000 per dag) maar heel weinig lidmaatschappen oplevert (3 per jaar) geeft een schijneffect en stimuleert wellicht om daar meer energie in te stoppen … terwijl een netwerk met minder bezoeken (5 per dag) maar meer lidmaatschappen (10 per jaar) eigenlijk veel interessanter zou zijn om te ontwikkelen.

De volgende vraag is: weet je hoe je de aantrekkelijkheid van je clubwebsite en de conversieratio van de verschillende bronnen van bezoekers kunt meten?